Fitruong's Profie - SaiGon Education Alliance

Những trải nghiệm thú vị tại SEA

Khi bắt đầu một công việc mới, tôi thường sẽ quan sát và theo dõi những cuộc trò chuyện của mọi người nhiều hơn là việc thẳng thắng bắt chuyện với một ai đó, điều này giúp tôi có thể nắm được tình hình và tìm hiểu được tính cách cũng như cách thức làm việc của mọi người. Có thể sẽ hơi ít nói và khá kín tiếng, nên việc bị hiểu nhầm là người hướng nội cũng không lấy làm lạ gì. Mẫu người của tôi là luôn luôn thích làm việc nhóm, tôi thích cảm giác giúp đỡ mọi người. Ngày đầu có thể hơi bỡ ngỡ, nhưng mọi chuyện vẫn sẽ di chuyển theo đúng quỹ đạo của nó. Tôi được phân bổ làm đội trưởng của team Data Entry, điều này không mấy gì bất ngờ cả vì nó đã nằm ngay phần JD (Job Description) mà tôi đã ứng tuyển vào. Nên mọi chuyện lúc đầu vẫn khá suôn sẻ. Và sau đây là những gì tôi đã làm với vị trí công việc này:

Đầu tiên, tôi tạo workSpace cơ bản trên GG Drive + Bảng Tính để quản lý công việc tốt hơn. Cụ thể, đầu tiên tôi vào Google Drive để tạo một nơi để lưu trữ file (Nhaplieu_SEA_EDU) và các tài liệu liên quan đến công việc.

Trước hết, tôi phải hình dung cơ bản về cách thức các file hoạt động cũng như quyền hạn khác nhau giữa các file để tránh các thành viên xấu có thể tác động đến những dữ liệu quan trọng của công ty hoặc thông tin cá nhân nhạy cảm của các thành viên khác.

Tôi đã tạo ra 1 file để tổng hợp các gói đã thực hiện xong và đã được khách hàng duyệt trước đó. 1 file nội bộ (lưu trữ những thông tin quan trọng), 1 file dùng cho việc báo cáo và thao tác công việc và các folder mang tên các gói để nộp kết quả. Trong đó, tôi đã đặt những giới hạn truy cập bằng cách đặt "Quyền truy cập chung" thành "Hạn chế" và chỉ cấp quyền cho một số tài khoản email thuộc ban quản trị của công ty.

Điều đặc biệt lưu ý khi làm việc trên một môi trường cộng tác online như thế này là việc lưu các bản ghi lịch sử là rất quan trọng, điều đó cho phép bản thân có thể khôi phục lại những bản ghi cũ trước đó khi xảy ra các vấn đề sự cố phát sinh. Đây là một kinh nghiệm quan trọng mà tôi đã đúc kết được trong quá trình làm việc.

Bên cạnh đó, trong vai trò là nhóm trưởng, tôi đã sử dụng Trang Tính (một dạng công cụ tương tự như Excel được phát triển bởi Google) để tự động hóa việc tính toán lương và theo dõi tiến độ làm việc của các thành viên trong nhóm của mình. Điều này đã giúp tôi tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả công việc của mình.

Về tính toán lương, tôi đã sử dụng kiến thức về thiết kế cơ sở dữ liệu (DBI202) để tạo ra một hệ thống các bảng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo nên một hệ thống đồng nhất và thuận tiện nhất cho việc lưu trữ thông tin. Một bảng tính có chứa thông tin về các thành viên mà tôi quản lý, bao gồm ID, tên thành viên và các thông tin khác. Sau đó, tôi đã sử dụng các công thức và hàm được tích hợp sẵn trong Trang Tính để tính toán lương của mỗi thành viên một cách tự động. Điều này đã giúp tôi tránh được những sai sót trong việc tính toán lương và đảm bảo rằng các thành viên của tôi được trả lương đúng và đủ.

Về theo dõi tiến độ làm việc, tôi đã tạo ra một bảng tính có chứa thông tin về các gói của mình, bao gồm ngày bắt đầu, ID thành viên (người thực hiện gói), ID gói, số câu, v.v. Sau đó, tôi đã hướng dẫn các thành viên thực hiện theo yêu cầu bằng cách thiết lập một số quy tắc cho việc thao tác công việc và trao đổi thông tin ngay trên bảng tính này. Ví dụ: cập nhật ID thành viên nếu thành viên có thể nhận gói đó và cập nhật trạng thái khi bắt đầu thực hiện công việc này. Điều này đã giúp tôi biết được các gói nào đang đi đúng tiến độ và gói nào đang bị chậm trễ. Điều này đã giúp tôi có thể đưa ra các quyết định để đảm bảo rằng các gói của mình được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách.

Ngoài việc tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả công việc, việc sử dụng Trang Tính để tự động hóa việc tính toán lương và theo dõi tiến độ làm việc còn giúp tôi khen thưởng các thành viên của mình một cách kịp thời. Điều này đã giúp tôi tạo động lực cho nhân viên của mình và giữ cho họ luôn thích thú với công việc.

Tôi tin rằng việc sử dụng Trang Tính để tự động hóa việc tính toán lương và theo dõi tiến độ làm việc là một cách hiệu quả để cải thiện hiệu quả công việc và giữ cho nhân viên của mình luôn thích thú với công việc.

Cộng đồng trên Discord

Tôi cũng đã bắt đầu xây dựng một kênh trao đổi giúp mọi người có thể nắm được thông tin và các cập nhật mới nhất về công việc. Việc lựa chọn Discord vì khả năng quản lý thư mục một cách có hệ thống mà nhiều phần mềm MXH khác không có và điều quan trọng là Discord là một phần mềm khá thân thiện với giới trẻ và điều đó là khá đặc trưng trong đội của tôi.

Sau một thời gian vận hành, tôi nhận thấy việc training nhiều lần khi bắt đầu có nhiều đợt thành viên mới tham gia khiến tôi có thể thiếu tập trung trong việc đưa ra thêm các quyết định mới để thúc đẩy các thành viên cũ làm việc hiệu quả hơn, nên tôi đã giành một tý thời gian để thiết kế một file hướng dẫn cho người mới. Điều này có thể giúp tôi có nhiều thời gian hơn cho những việc cần thiết khác.

Bạn có thể tham khảo tại link này để hiểu công việc mà tôi và đội của tôi đã thực hiện: tại đây

Slide Training CTV mới

Khi khối lượng công việc nhiều hơn, tôi bắt đầu trích một khoản thu nhập nhỏ của mình để chuyển giao một phần công việc của mình cho những thành viên làm việc có năng suất và hiệu quả nhất. Để họ có thêm thu nhập hoặc ích nhiều có thể kích thích khả năng làm việc của họ, tôi giành ra một vài ngày để training cũng như xây dựng quy trình làm việc một cách nhất quán, tạo tiền đề để các bạn có thể xử lý công việc một cách hiệu quả dù không có tôi bên cạnh.

Kết quả nhận được là:

Thành công đạt được:

Số lượng gói đã hoàn thành: 45 gói
Số lượng câu đã hoàn thành: 14940 câu
Thời gian hoàn thành: 4 tháng (đạt KPI)
Số lượng thành viên tham gia: 16 người

Một số thất bại trong quá trình vận hành:

Thực hiện công việc một cách thủ công

=> Tốn thời gian và chưa đạt hiệu năng tốt nhất.

Tôi đã thử nhiều công cụ hỗ trợ (MathPix) và đạt được một số cải thiện nhất định nhưng vẫn chưa đạt hiệu xuất cao như mong đợi.

Công việc dễ đứt đoạn vì ảnh hưởng yếu tố bên thứ 3 : Kiểm duyệt nội dung (liên tục trì hoãn)

Tôi đã thử đề xuất một vài ý tưởng để có thể đẩy công việc một cách nhanh nhất, nhưng vẫn có một số bất đồng ý kiến ở ban lãnh đạo nên những ý tưởng của tôi đã không được chấp nhận. Đây có thể là một sai sót và là một bài học rất lớn đối với tôi, điều này càng khiến bản thân tôi mong muốn học hỏi, cập nhật các kiến thức mới và cả khả năng thuyết phục người khác.

Tóm lại, trong thời gian làm việc tại SEA, tôi đã đạt được một số thành công nhất định. Tôi đã hoàn thành tổng số 45 gói, bao gồm 14.940 câu và hoàn thành mục tiêu trong 4 tháng. Tôi cũng đã xây dựng một đội ngũ gồm 16 nhân viên có năng suất và hiệu quả.

Tuy nhiên, tôi cũng gặp phải một số thất bại. Ví dụ, tôi đã mất nhiều thời gian để thực hiện công việc thủ công. Tôi cũng đã thử sử dụng một số công cụ hỗ trợ, nhưng vẫn chưa đạt được hiệu quả mong muốn. Ngoài ra, công việc của tôi dễ bị gián đoạn do ảnh hưởng của yếu tố bên thứ ba, chẳng hạn như bên kiểm duyệt nội dung.

Tôi đã học hỏi được rất nhiều từ những thành công và thất bại của mình. Tôi đã nhận ra rằng cần phải sử dụng các công cụ tự động hóa để tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao hơn. Tôi cũng cần phải cải thiện khả năng thuyết phục người khác để có thể đưa ra các ý tưởng mới và thúc đẩy công việc một cách nhanh nhất.

Tôi tin rằng những kinh nghiệm này sẽ giúp tôi trở thành một nhà quản lý tốt hơn trong tương lai. Tôi luôn mong muốn học hỏi và cập nhật các kiến thức mới để có thể phát triển bản thân và đóng góp nhiều hơn cho công ty.

Page updated

Google Sites

Report abuse